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Proyecto #212414: Elaborar Dfd, Er Y Dd Para Sistema De Compras E Inventario

 

Sobre el autor

Usuario:
cgart (0) [pa]

Calificaciones:

Puntaje:
0
Promedio:
3,00
Positivas:
0 (0,00 %)
Neutrales:
0 (0,00 %)
Negativas:
0 (0,00 %)

Estadísticas de Proyectos:

Publicados:
2
Contratados:
1 (50,00 %)

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Información del proyecto

Encabezado:
Elaborar los diagramas de flujo de datos, entidad relación, diagrama de flujo para un sistema de compras e inventario.
Urgente para 4 dias (ojo, solo es la parte grafica y lógica, puede ser entregado en cuadros de word, lapiz escaneado, como prefieras)
Tipo de propuestas:
Públicas
Fecha de publicación:
26/05/2009 09:20
Finaliza en:
Finalizado (09/06/2009 09:20)
Contrataciones:
No hay contrataciones. Ya no se puede contratar.

Descripción detallada:

 

 

 

Hacer el Análisis para el desarrollo de un Sistema de Compras. Esta empresa tiene un funcionamiento muy particular (Similar a una Empresa Gubernamental), por lo cual debe cumplir con algunos requisitos.

La empresa, EMPRESA X, está formada por los siguientes departamentos

 

1.     ADMINISTRACIÓN GENERAL

2.     CONTABILIDAD

3.     PRESUPUESTO

4.     COMPRAS

5.     VENTAS

6.     MERCADEO

7.     ALMACEN

8.     DISTRIBUCION

 

Esta empresa posee varias sucursales estructuradas de la misma forma que la empresa principal. Cada una de ellas es semi-independiente, pero posee el mismo sistema que les permite generar informes en forma individual (por sucursal) y consolidados (el compendio de todas las sucursales).

Sólo existe un departamento de compras el cual se encarga de realizar las compras de todos los insumos de la empresa. Existen dos tipos de compras que realiza la empresa el primero es la compra de materiales de consumo (para uso interno de la empresa); el segundo es la compra de insumos para la venta de mercancía. Es decir existen dos tipos de inventario el inventario de consumo interno y el inventario para la venta.

Los procesos de compras e inventario se realizan de la siguiente forma:

1.     El ALMACEN se encarga de controlar y administrar el inventario de consumo interno y el inventario para la venta. Ambos tipos de inventario es almacenado por separado.

2.     Cada departamento de las distintas sucursales envía al ALMACEN las solicitudes de materiales que les son necesarias para su funcionamiento (ya sea de su inventario de consumo o de su inventario para la venta), utilizando un documento de Solicitud de Mercancía (DOCUMENTO EJEMPLO Nº1) e identificando que se solicita mercancía del inventario de consumo interno.  Este documento es registrado por el personal del almacén para su posterior despacho.

3.     El inventario de mercancía para la venta también es guardado en el ALMACEN, pero en forma separada del inventario de consumo interno. Los departamentos de VENTAS de cada sucursal se encargan de realizar los pedidos de esta mercancía cuando se les agotan en sus aparadores. Utilizan el mismo documento de Solicitud de Mercancía, identificando que se solicita mercancía del inventario para la venta.

4.     El ALMACEN realiza el despacho de las Solicitudes de Mercancía dependiendo de si hay las existencias de la mercancía solicitada por los departamentos de la empresa.

5.     Basado en un punto de reorden (de cada uno de los artículos), se realizan reportes trimestrales de los artículos del inventario que deben ser comprados por la compañía. Cuando se agota cualquiera de los inventarios (de consumo o para la venta), el almacén genera un documento llamado Requisición de Mercancía (DOCUMENTO EJEMPLO Nº2), donde colocan todos aquellos artículos que es necesario comprar. Se generan requisiciones separadas para los dos tipos de inventario, por lo que la requisición identifica el tipo de inventario que se está solicitando comprar.

6.     El resto de los departamentos de la EMPRESA X, puede generar Requisiciones de ser necesario, esto sucede en casos de urgencia o cuando se necesita algún tipo de mercancía que no existe en el inventario del ALMACEN.

7.     El departamento de COMPRAS recibe y registra todas las Requisiciones de Mercancía identificando si es una compra de consumo interno o para las ventas de la compañía. Se compra a los mismos proveedores, pero es necesario para la empresa, hacer la distinción del tipo de mercancía para determinar su almacenamiento y posterior distribución.

8.     Los artículos de cada solicitud se clasifican o agrupan de acuerdo a las compras que se vallan a realizar para así obtener mejores precios de los proveedores.

9.     El personal de COMPRAS genera un documento llamado Solicitud de Cotización de Mercancía (DOCUMENTO EJEMPLO Nº3), donde se colocan todos los artículos  que se desea sean cotizados por los distintos proveedores, los artículos que aparecen en este documento representan la suma de todos los artículos similares que han sido registrados en las distintas requisiciones de mercancía, es así que una solicitud de cotización puede estar asociada con diferentes requisiciones de mercancía. Es importante saber a que Requisición pertenece cada artículo que aparece en las solicitudes de cotización para poder almacenarla de forma correcta (inventario de consumo interno, inventario para la venta) o para poder entregarlo al departamento que hizo la Requisición de Mercancía.

10.  Las Solicitudes de Cotización de Mercancía son entregadas a diversos proveedores que cotizan (Cotizan: Proponen la venta a la EMPRESA X de uno o varios reglones de la cotización con su mejor precio, al documento entregado por el proveedor a la EMPRESA X que debe hacer el registro de dicha cotización, a esta cotización entregada por el proveedor se le denomina Cotización del Proveedor (DOCUMENTO EJEMPLO Nº4)), cada proveedor interesado en vender sus productos a la EMPRESA X, deberá hacer entrega de sus cotizaciones para poder participar del proceso de selección, según los productos que puedan suministrar. Puede ser que un proveedor cotice sobre un renglón, varios renglones o sobre todos los renglones de la cotización.

11.  Los proveedores que se sientan en capacidad de suministrar alguno de los artículos entregan a la EMPRESA X, una lista de los artículos que pueden suministrar con sus respectivos precios, los cuales son registrados en el sistema con el nombre de Cotizaciones del Proveedor. Este documento se registra con el mismo número que se registró la Cotización de Mercancía, identificando particularmente el proveedor que hace la propuesta.

12.  Luego de pasado el periodo de entrega y registro de las Cotizaciones del Proveedor, éstas se analizan renglón por renglón en base a calidad y precio y se selecciona el proveedor con la mejor propuesta esperada  y se genera un documento  de Orden de Compra (DOCUMENTO EJEMPLO Nº5) a su nombre, es decir a nombre del proveedor que fue seleccionado como el mejor postor. Es posible que para la misma Solicitud de Cotización de Mercancía se generen diferentes Ordenes de Compra, dependiendo de las propuestas de los proveedores.

 Nota:

Recuerde la diferencia entre Solicitud de Cotización y Cotización del Proveedor. La Solicitud de Cotización es el documento generado por la empresa donde indica a sus proveedores los productos que desea le sean cotizados. La Cotización del Proveedor es el documento entregado por el proveedor a la empresa donde indica los productos y los precios que pueden ser vendidos a la empresa que hace la solicitud.

13.  La Orden de Compra generada es enviada al proveedor el cual se encarga de despacharla según los términos y condiciones de la misma. La mercancía es entregada en el ALMACEN. La mayoría de las Orden de Compra deben indicar el periodo de entrega, que puede ser días, meses o años y debe indicar la fecha probable de entrega.

14.  Luego de recibida la Orden de Compra el proveedor realiza el despacho de la mercancía solicitada, este lleva la mercancía al ALMACEN donde es revisada y verificada por el personal del mismo. Si los bienes comprados satisfacen las exigencias especificadas en la Orden de Compra esta es recibida y se emite un Comprobante de Recepción de Mercancía (DOCUMENTO EJEMPLO Nº6) que le permitirá al proveedor hacer la solicitud de cobro correspondiente (al ser generado este comprobante se incrementan las existencias de mercancía, dependiendo del tipo de inventario).

 Nota:

El proveedor debe entregar junto con la mercancía una copia de la orden de compra que cuyos ítems están siendo entregados y una Factura (DOCUMENTO EJEMPLO Nº8) donde constan las cantidades y precios de la mercancía entregada.

15.  El personal del ALMACEN identifica el tipo de inventario del que se trata (inventario de consumo interno o para la venta) y lo almacena de acuerdo a esta condición.

16.  El ALMACEN distribuye la mercancía, dependiendo del tipo, a cada una de las unidades solicitantes, para ello realiza el proceso de entrega de mercancía. Durante este proceso se revisan las Solicitudes de Mercancía pendientes de entrega y se van supliendo dependiendo de la existencia de los artículos solicitados en el inventario y dela prioridad que se le haya dado a las solicitudes. La prioridad la decide el almacenista y este puede basar su decisión en notas o solicitudes especiales de la Gerencia. Estas notas no son registradas en el Sistema, pero si la prioridad de la solicitud de mercancía.

17.  Los artículos que van a ser despachados son registrados en un documento denominado Comprobante de Entrega de Mercancía (DOCUMENTO EJEMPLO Nº7), que contiene la información de los artículos que son entregados al departamento (al ser generado este comprobante se disminuyen las existencias de mercancía).   El encargado o jefe del departamento  debe firmar por la recepción conforme de la mercancía solicitada.

18.  Si, al momento de realizar los despachos de las Solicitudes de Mercancía del ALMACEN a los Departamentos solicitantes, alguno de los artículos solicitados no tiene existencias este no se entrega y el departamento tendrá que realizar otra solicitud en otro momento, a estos renglones de la Solicitud de Mercancía se les pondrá en un estatus de No entregado por Falta de Existencias. Es importante mencionar que no quedarán artículos pendientes de entrega en las Solicitudes de Mercancía, esto significa que se podrán hacer despachos parciales y como se dijo anteriormente los renglones no entregados quedarán en estatus de No entregado por Falta de Existencias.

Información agregada: 26/05/2009 13:55 (?)

en este link pueden bajar todos los documentos adjuntos, mencionados en la descripcción

www.pridashost.com/documentos.xls

Condiciones de pago

Presupuesto:
Hasta 80,00 PAB (505,64 VEF)
Forma de pago:
Definida en la descripción
Métodos de pago:
  • A convenir

Condiciones de entrega

Tiempo de entrega:
4 días corridos
Métodos de entrega:
  • Definidos en la descripción

Consejos:

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